GUIDA ALLA STESURA DELLA RELAZIONE GEOLOGICA

Auspicandomi di fare cosa gradita pubblico ..

(elaborazione di “Guidance notes on report writing” - Institution of Geologist, 1985)

introduzione

Un “rapporto geologico”, avente qualsiasi lunghezza, è un documento, scritto su un determinato soggetto, il cui scopo è quello di trasmettere informazioni ed idee e talvolta fare raccomandazioni. Spesso ai Geologi, durante la loro carriera, viene richiesto di scrivere relazioni i cui argomenti vanno dal sopralluogo agli stadi di avanzamento, dalle indagini specifiche fino a rapporti collegiali.

La relazione geologica sarà spesso la base sulla quale verranno prese importanti decisioni, perciò, una buona relazione reca credito sia all'individuo che la scrive che all'Ordine Professionale cui questo appartiene.

QUALITÀ DELLE RELAZIONI

L'autore di una buona relazione geologica sa che il suo scopo primario è quello di comunicare informazioni specifiche. La sua relazione è chiara e comprensibile alla prima lettura. L'esposizione avvincente e l'impostazione aiuta il lettore a seguire l'argomento e ad identificare i punti principali. Essa contiene solo informazioni rilevanti ognuna delle quali è accurata e verificabile. Infine, una buona relazione non è più lunga del necessario, poiché il suo scopo preciso è esposto all'inizio.

Una cattiva relazione è confusa, contiene un frasario verboso ed usa un linguaggio professionale non necessario. Fatti importanti vengono omessi ed altri risultano ambigui o errati. Manca la differenziazione tra fatti verificabili ed opinioni personali. La relazione può essere incompleta ed è generalmente troppo lunga.

OBIETTIVI

Nessuna relazione può avere successo se i suoi obiettivi non sono stati identificati fin dall'inizio. Sia l'autore che il Committente ne sono responsabili, ed è buona norma quindi concordarli (preferibilmente per iscritto) prima dell'inizio del lavoro. L'argomento individuato deve essere quanto più specifico possibile; un'ampia trattazione sarà lasciata piuttosto all'intera relazione. Per poter specificare l'obiettivo chiaramente, l'autore deve conoscere il soggetto e le finalità dell’indagine assegnata.

Il tema giustifica una relazione molto articolata? Deve essere un sommario o una discussione dettagliata di tutte le informazioni disponibili sul soggetto? Che tipo di decisioni saranno prese in seguito ai risultati raggiunti? (sono importanti anche i lettori ai quali è indirizzata; chi sono, che conoscenza hanno dell'argomento, capiranno i termini tecnici usati?)

La quantità di tempo disponibile per completare l’indagine e preparare la relazione deve essere anch'essa specificata in questo stadio.

STADI DELLA STESURA DELLA RELAZIONE GEOLOGICA

Ci sono tre distinti stadi nella produzione di una relazione: l’indagine, la stesura e la revisione. Prima di iniziare il lavoro è necessario suddividere il tempo disponibile tra le diverse fasi per assicurarsi che nessuna di esse sia trascurata od omessa.

L’indagine

Questo stadio è la base sulla quale si costruisce una buona relazione geologica. È la fase durante la quale si acquisiscono i fatti, si delineano i problemi e le opinioni e si sviluppa una piena comprensione del soggetto. In alcuni casi i fatti sono già conosciuti e devono venire solo confermati e costituire l'oggetto della relazione. In altre situazioni sarà necessario intraprendere un'approfondita, intensa e completa indagine che include ricerche bibliografiche, sopralluoghi in sito ed esame critico di altre informazioni disponibili o evidenze di qualunque tipo. Questa fase deve essere affrontata con mente aperta, e ogni informazione sul tema si deve accettare anche se al momento non dovesse apparire rilevante.

È necessario specificare alla Committenza le analisi specifiche che andranno intraprese, includendo una spiegazione su come svolgerle e chi ne verrà coinvolto. Entro questa sezione del rapporto dovrebbero venir fatti dei riferimenti ad ogni più ampia considerazione al di fuori dell'obiettivo principale, che possano avere un'attinenza al suo raggiungimento. A questo punto andrebbe menzionata ogni ripercussione finanziaria o legale, come pure ogni problema causato dalla divulgazione di notizie riservate. Se vengono raccomandati studi o indagini specialistiche è importante che gli obiettivi siano chiaramente definiti. È importante che questa fase sia affrontata in tono appropriato cosicché il Committente sia persuaso che gli eventuali approfondimenti suggeriti siano essenziali, appropriati e pratici. Egli dovrebbe sentirsi consigliato o eventualmente sollecitato, ma mai forzato o minacciato ad eseguirli.

Quando il materiale è stato raccolto lo si deve riordinare sotto differenti titoli. Ciò rende possibile costruire più facilmente un quadro completo di ogni argomento di quanto non lo sarebbe avendo delle annotazioni sparse che devono essere separate e risistemate.

Una volta raccolte tutte le informazioni si devono determinare le conclusioni e le raccomandazioni. La relazione non può essere scritta senza che queste siano note.

È ora possibile selezionare il materiale essenziale a sostegno degli argomenti che conducono alle conclusioni e raccomandazioni. Troppe informazioni rendono oscuri i punti salienti ed appesantiscono il fluire dell'argomento; troppo poche daranno origine ad opinioni infondate e condurranno a raccomandazioni ingiustificate. Il modo più semplice per ottenere un giusto equilibrio è scegliere le informazioni sulla base sia dell'obiettivo della relazione sia del lettore designato.

II passo successivo è quello di sistemare il materiale selezionato in un ordine logico (cronologico, organizzativo o per argomento) procedendo dal noto allo sconosciuto o dal passato, attraverso il presente, al futuro.

Se qualche paragrafo si avvale di informazioni provenienti da qualche altro capitolo, esso non può precedere quest'ultimo.

La relazione dovrebbe essere strutturata in capitoli separati in modo che il lettore possa comprenderne il filo conduttore. I paragrafi tuttavia non devono necessariamente essere scritti nello stesso ordine di come essi appariranno nel testo. Infatti la parte principale della relazione dovrebbe essere scritta per prima.

I titoli di copertina devono attirare l'attenzione del lettore e suggerirgli l'argomento di relazione. Questa pagina deve includere anche il nome dell'autore, il Committente, la data ed ogni numero di riferimento, oltre alle limitazioni nella diffusione.

Per relazioni geologiche di considerevole lunghezza è necessario un indice. Esso deve includere tutte le sezioni della relazione, con il numero di pagina relativo; perciò esso non può essere completato finché la relazione non e stata scritta. Deve essere incluso anche l'indice delle carte, dei diagrammi, delle tabelle e delle appendici.

Dopo l'indice generalmente appaiono i ringraziamenti alle persone che hanno collaborato alla preparazione della relazione.

Una relazione geologica dovrebbe sempre avere un'introduzione. Essa infatti prepara il lettore alla parte principale della relazione e lo mette in condizione di ottenere il meglio da essa; per raggiungere questo scopo l’introduzione non deve essere un riassunto, bensì esporre lo scopo della relazione, compresi i termini di riferimento ed il nome del Committente. L’introduzione dovrebbe contenere inoltre tutti i necessari fatti fondamentali (per es. metodi di indagine e fonti dei dati), come pure informazioni sull’organizzazione della relazione e definizioni di tutti i termini tecnici usati.

Le conclusioni non devono essere scritte finché la trattazione di tutti gli argomenti non è stata completata e dovrebbero consistere in un sommario conciso (generalmente meno di 200 parole) che richiami l'attenzione sui dati e sulle principali risultanze e raccomandazioni contenuti nella relazione. Si deve tener conto che le conclusioni potrebbero essere la sola parte della relazione letta da alcune persone o anche indicata o citata da terzi. Perciò non devono far riferimento a pagine specifiche o ad illustrazioni contenute, ma rimanere un accurato e comprensibile sunto. Un breve riferimento va invece fatto nel caso in cui siano stati usati nuovi metodi o strumenti, in modo da evitare che utili informazioni possano rimanere sconosciute.

II corpo della relazione conterrà il materiale selezionato tra quanto è stato possibile raccogliere. Essa includerà sia le informazioni che le interpretazioni, ma i fatti dovranno essere chiaramente separati da qualsiasi deduzione ricavata da essi. Questo è il fondamento per le conclusioni e le raccomandazioni. Se la relazione è molto lunga o complessa è consigliato porre conclusioni parziali alla fine di ogni sezione.

La maggior parte delle relazioni richiede che lo scrivente raggiunga delle conclusioni circa una situazione esistente e raccomandi un’opportuna serie di azioni future. Perciò nella relazione deve apparire una chiara indicazione di tutte le conclusioni raggiunte tramite l'analisi delle prove da parte dell'autore, inclusa ogni possibile soluzione. Le conclusioni dovrebbero essere messe in relazione con i punti di partenza e dovrebbero venire segnalate tutte le limitazioni, estensioni od esclusioni.

Tutte le conclusioni devono essere dimostrate e se necessario corrette ma, a questo punto, nessun nuovo elemento andrà inserito. Se il lavoro è stato fatto appropriatamente l'autore non dovrebbe aver paura di compromettersi. Spesso vale la pena di citare qui ogni precedente esperienza nel campo o se si siano verificate in precedenza situazioni simili. Se qualcuna delle conclusioni potesse variare nel tempo per una qualsiasi causa, questo dovrebbe venir menzionato. Alcuni organismi possono richiedere che le conclusioni vengano poste all'inizio della relazione per mettere il lettore in grado di avere una visione d'insieme del materiale che segue.

Le raccomandazioni di una relazione sono quanto necessario (a detta del Geologo) per risolvere il problema e soddisfare lo scopo della relazione stessa. Esse devono essere scritte in maniera chiara e semplice per evitare ogni possibilità di incomprensione.

Lo standard accettato nella letteratura geologica per citare i riferimenti è il sistema Harvard. Questo richiama nel testo solo nome e data (eventualmente il numero della pagina) con l'intera citazione riportata in una bibliografia alla fine della relazione. Dove possibile, vanno incluse cartografie e fonti di informazione sulle prove geognostiche.

Un'eventuale appendice adempie due funzioni principali. In primo luogo essa contiene dati supplementari che forniscono un utile supporto agli argomenti ma che potrebbero interrompere la continuità della relazione o confondere il lettore. Tuttavia, essa non dovrebbe contenere nessuna informazione necessaria perché la relazione raggiunga il suo obiettivo. In secondo luogo essa è un modo di aggiornare una relazione quando si abbiano a disposizione ulteriori informazioni evitando cosi di doverla riscrivere. Le appendici possono anche contenere un glossario dei termini tecnici usati (se la relazione non è rivolta a specialisti) e, se richiesto, un elenco di abbreviazioni in ordine alfabetico (in ogni caso tutte le abbreviazioni dovrebbero essere espresse per intero la prima volta che appaiono nel testo).

La scrittura

Se l'indagine è stata organizzata ed eseguita bene, la stesura della relazione geologica dovrebbe risultare semplice. Si deve porre attenzione sia al linguaggio che all'esposizione. Le migliori relazioni sono di facile lettura e prontamente comprensibili. Perciò sia le parole che le frasi usate dovrebbero essere quanto più semplici possibile evitando i vocaboli non necessari Ogni punto dovrebbe essere identificato da un paragrafo separato e, per assicurare la continuità, dovrebbero essere usate frasi appropriate piuttosto che titoli. Le frasi dovrebbero differire in lunghezza per dare varietà. Mentre si scrive, si devono continuamente tenere a mente le conoscenze e la cultura del lettore. La punteggiatura e la costruzione grammaticale devono aiutare la comprensione, non ostacolarla. Dovrebbero essere evitati clichés, frasi fatte, linguaggio emotivo e tenuti separati i gruppi di termini tecnici. Il tempo "passivo" dovrebbe essere evitato, quando possibile, ed i soggetti mantenuti vicino ai verbi e non eccessivamente qualificati da preposizioni subordinate.

Una buona impaginazione agevola la relazione nel comunicare ed aiuta il lettore nell'identificare le varie sezioni della relazione. Se la relazione è mal presentata il lettore è portato a ritenere che anche il contenuto tecnico sia scadente. Ci sono molti esempi di buona esposizione e la maggior parte degli autori ha una propria procedura abituale ognuna delle quali però deve aver in comune con le altre lo stesso principio di abbondante spaziatura e paragrafatura. La gran parte del controllo dell'esposizione è nelle mani dell’autore che dovrebbe essere appropriatamente consapevole di come una relazione ordinata e ben spaziata sia più semplice da leggere. I sottotitoli per argomenti separati sono degli efficaci indicatori per muoversi entro una relazione; questi, non dovrebbero essere in un numero eccessivo e devono essere attinenti ai contenuti della sezione che segue. Le sottosezioni dovrebbero essere convenientemente numerate in maniera consecutiva.

II materiale illustrativo come carte, diagrammi, grafici e tabelle dovrebbe essere usato ogni qualvolta possa chiarificare un punto nel testo. Esso dovrebbe essere posto nelle vicinanze del testo relativo, avere una didascalia ed un riferimento al testo non appena sia utile. Non è necessario ripetere l'informazione che è più facilmente compresa in forma di tavola o di diagramma. Nel preparare le illustrazioni, è bene tenere sempre presente quella che sarà la loro dimensione finale piuttosto che tentare di accumulare in esse quante più informazioni possibili - un errore comune è quello di ridurre le dimensioni di un diagramma e la scala ad esso associata senza modificare il fattore di scala. Tutti i nomi di località menzionati nel testo devono essere illustrati su qualche carta.

La revisione

Spesso l'autore, al termine della stesura di una relazione, è colto da una sensazione di euforia ed è tentato di presentarla immediatamente. Questo, di solito, è un errore ed andrebbe evitato quanto più possibile. Il manoscritto deve ovviamente essere controllato, preferibilmente da un'altra persona, per correggere errori di ortografia, di grammatica, di incompatibilità ed altri. Non aver eliminato questi errori creerebbe un'impressione generale di inefficienza e porterebbe la relazione in discredito.

II vantaggio principale dello stadio di revisione deriva dal fatto di rivedere la relazione nel suo insieme a posteriori: durante la stesura, l'autore può essere cosi coinvolto nei dettagli che la relazione che ne esce non è chiara, concisa, completa e corretta. Un intervallo di sole 24 ore tra la scrittura e la revisione è spesso un tempo sufficiente.

Il rapporto dovrebbe essere letto, immedesimandosi con il lettore, fino in fondo senza interruzioni eccetto che per sottolineare alcuni passaggi che necessitano di attenzione. Queste parti devono venir corrette subito prima di ritornare indietro per iniziare una coscienziosa revisione finale. Spesso è utile leggere il rapporto ad alta voce; meglio ancora l'autore potrebbe chiedere ad un Collega, o anche a qualcun altro che conosca la materia poco o niente, di leggere e di discutere la relazione assieme.

È importante, a questo punto, essere molto critici e controllare i seguenti punti:

- La lunghezza della relazione è proporzionale all'importanza dell'argomento?

- La parte principale della relazione è compatibile con gli obiettivi?

- Le conclusioni ed i suggerimenti sono concordi con i punti di partenza?

- Il discorso è logico e chiaro?

- Ci sono sufficienti titoli (paragrafi) per aiutare il lettore?

- Sono corretti dovunque punteggiatura e linguaggio?

- Il rapporto è facilmente leggibile e scorrevole?

- Il tono utilizzato è corretto?

- Contiene preconcetti o è imparziale?

CONCLUSIONI

Per scrivere una relazione con successo è necessario un approccio sistematico. Questa capacità può venire appresa con la pratica. Con l'esperienza migliorerà la qualità dei rapporti ed il lavoro apparirà più semplice. Se verranno seguiti i principi e le tecniche discusse in questa guida, l'autore sarà in grado di redigere una relazione geologica efficace, sicuro di averla scritto bene ed al meglio delle proprie possibilità.